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留学生向け情報Information for International Students

日本滞在に関する各種手続き(在留資格等)Visa Information & Administrative Procedures

新型しんがたコロナウイルス感染症かんせんしょうの感染拡大かくだいふせぐため、日本への入国制限にゅうこくせいげん検疫けんえき強化きょうかなどがおこなわれています。こちらをご確認かくにんください。

在留ざいりゅうカード・在留期間きかんについて

在留カードとは

在留カードは留学生りゅうがくせいが日本に滞在たいざいする資格しかくがあることを証明しょうめいする公的こうてき文書ぶんしょです。

在留カードは新千歳空港しんちとせくうこう成田なりた空港、羽田はねだ空港、中部ちゅうぶ空港、関西かんさい空港、広島ひろしま空港およ福岡ふくおか空港においては、旅券りょけん上陸許可じょうりくきょか証印しょういんをするとともに、上陸許可によって中長期在留者ちゅうちょうきざいりゅうしゃとなったかた交付こうふされます。その出入国港しゅつにゅうこくこうにおいては、旅券に上陸許可の証印をし、そのちかくに「在留カードを後日交付ごじつこうふする」むね記載きさいをします。この場合ばあいには、中長期在留者の方が居住地きょじゅうち市区町村しくちょうそん窓口まどぐち転入てんにゅう届出とどけでをしたあとに、在留カードが交付こうふされることとなります。

在留カードはつね携帯けいたいしてください。在留カードを取得しゅとくしていない方は至急手続しきゅうてつづきを行ってください。

在留期間の更新こうしん

留学生ビザ(在留資格ざいりゅうしかく「留学」)で日本に在留を許可される期間は、上陸許可をけた日から、4ねん3がつ、4年、3年3月、3年、2年3月、2年、1年3月、1年、6月、3月のいずれかです。この期間をえて在学ざいがくする場合ばあいは、その期間ない所定しょていの手続きを行い、更新しなければなりません。

この手続きのためには、出入国在留管理庁しゅつにゅうこくざいりゅうかんりちょう必要書類ひつようしょるい提出ていしゅつしなければなりません。必要書類については、法務省ほうむしょうのWebサイトでよく確認かくにんのうえ準備じゅんびしてください。更新手続きをおこたると不法滞在ふほうたいざいとなるので注意ちゅういしてください。

※新型コロナウイルス感染症の拡大を受け、当面とうめんあいだ特別措置とくべつそちがあります。こちらを確認してください。

必要書類のうち、大学が発行はっこうするものは以下いかのとおりです。

書類名しょるいめい 発行場所はっこうばしょ 手続き方法ほうほう
  • 在留期間更新許可申請書ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせいしょ (所属機関等作成用しょぞくきかんとうさくせいよう
国際企画課こくさいきかくか 外国人留学生証明書交付申請書がいこくじんりゅうがくせいしょうめいしょこうふしんせいしょWord)」を記入きにゅうし、国際企画課に提出してください。提出より3営業日以降えいぎょうびいこうにおわたしします。

※当面の間、申請しんせいをメールでけます。日本にいる方については、大学の発行する書類を郵送ゆうそうします。

  • 在学証明書ざいがくしょうめいしょ
所属する学部がくぶ研究科けんきゅうか教務係きょうむかかり ※本学への入学前にゅうがくまえの場合は、本学の入学許可書にゅうがくきょかしょの提出が必要です。
新入生しんにゅうせいで本学の成績証明書せいせきしょうめいしょが発行されない場合、前校ぜんこう卒業そつぎょう修了証明書しゅうりょうしょうめいしょ及び出席しゅっせき・成績証明書の提出が必要です。
  • 成績証明書
  • 研究内容証明書けんきゅうないようしょうめいしょ
  • 科目等証明書かもくとうしょうめいしょ

 

参考さんこう

 

<注意>

  • 在留期間更新の申請は、在留期間満了まんりょうの3ヵ月前かげつまえから行うことができます。手続きの準備には時間がかかる場合があるので、余裕よゆうをもって申請してください。とくに、満了期間終了直前しゅうりょうちょくぜんになってからの手続きはトラブルの原因げんいんになることがあります。在留カードの期限はご自身じしん責任せきにんをもって確認するようにしてください。
  • 更新が終了したら14日以内いないに、登録している住所じゅうしょ役所やくしょで、在留カードのうらに更新期間を記入きにゅうしてもらい、国際企画課へ在留カードコピー(おもて・裏)を提出して下さい。
住民登録じゅうみんとうろく住所じゅうしょ決定けってい変更へんこう(市区町村での手続き)

入国後住所が決まった場合やしで住所に変更がしょうじた場合には、新しい住所が決まった日から14日以内に、在留カードを持参じさんの上、移転先いてんさきの市区町村の窓口まどぐちとどなければなりません。(※)。手続きが完了すると、在留カードの裏面うらめんに新しい住所が記載されます。

べつの市区町村へ移転する場合は、これまでに住んでいた市区町村に転出てんしゅつの届け出をあらかじめ行ってください。

住所以外いがいの変更・在留カードの紛失ふんしつ等 (出入国在留管理庁での手続き)

住所以外の変更については、出入国在留管理庁に届け出なければなりません。手続きが完了すると、新しい在留カードが交付されます。在留カードをなくしたり、使つかえないほどよごしたりした場合も、出入国在留管理庁での手続きになります。

アルバイトをする場合

アルバイトを行う場合には、出入国在留管理庁において「資格外活動しかくがいかつどうの許可」をる必要があります。留学生のアルバイトについては、申請にもとづき、留学生本来ほんらい目的もくてき支障ししょうがないとみとめられる場合に、次の内容ないようで許可されます。 資格外活動許可書を取得しゅとくしたら、かならず「資格外活動許可申請報告書ほうこくしょ」及び資格外活動許可書のうつしを国際企画課に提出して下さい。

  • 就労時間数しゅうろうじかんすう:1 週間しゅうかん 28 時間以内じかんいない (長期休暇中ちょうききゅうかちゅうについては 1 日 8 時間以内)。
  • 風俗営業ふうぞくえいぎょう又は風俗関連かんれん営業のアルバイトはできません。

<参考>資格外活動許可申請書(法務省ホームページ)

一時出国いちじしゅっこく再入国さいにゅうこくをする場合

有効ゆうこうな旅券及び在留カードを所持しょじする外国人がいこくじんが、出国するさい、出国1年以内に本邦ほんぽうでの活動かつどう継続けいぞくするために再入国する場合は、再入国許可を受ける必要がなくなります。この制度せいど「みなし再入国許可」といいます。みなし再入国許可により出国した場合、その有効期間を海外かいがいで延長することはできません。出国後1年以内に再入国しないと在留資格がうしなわれることになりますので、注意してください。

在留期限が出国後1年未満みまん到来とうらいする場合は、その在留期限までに再入国してください。

※日本国外こくがいに出る場合は、授業期間じゅぎょうきかん休業期間きゅうぎょうきかんかかわらず、必ず「海外渡航届かいがいとこうとどけ(留学・海外旅行かいがいりょこう一時帰国いちじきこく」に登録とうろくしてください。

<参考>夏休なつやすみ等に一時帰国する留学生の皆様みなさまへのおらせ(PDF)

卒業後そつぎょうご就職活動しゅうしょくかつどうをする場合

日本の大学の学部がくぶまたは大学院だいがくいんを卒業後に就職活動をする場合、卒業後ただちに「特定活動とくていかつどう」の資格に変更へんこうする必要があります。期間は6ヶ月、さらに1かいの期間更新により最長さいちょう1年程度ていどの滞在が可能かのうです。この場合、資格外活動しかくがいかつどう及び再入国許可も取ることができます。なお、卒業・修了しゅうりょう後に在留期間がのこっていても、卒業・修了時点じてんで在留資格「留学」は無効むこうとなります。卒業・修了後に、在留資格「留学」のままでは、就職活動をすることはできませんのでご注意ください。

<必要書類>

  1. 在留資格変更許可申請書
  2. 写真しゃしん(4cm×3cm)1枚
  3. パスポート
  4. 在留カード
  5. 健康保険証けんこうほけんしょう
  6. 卒業証明書
  7. 経費支弁能力けいひしべんのうりょくを証明する書類
  8. 就職活動を行っていることがわかる資料
  9. 推薦状すいせんじょう:希望する場合は、「外国人留学生卒業後求職活動推薦状交付申請書きゅうしょくかつどうすいせんじょうこうふしんせいしょWord)」を記入し、国際企画課に提出してください。提出より3営業日以降にお渡しします。※当面の間、申請をメールで受け付けます。申請書とあわせて最新の在留カードのコピー、就職活動を行なっていることがわかる資料を送ってください。推薦状は3営業日以降に郵送します。

休学きゅうがくをする場合

今持っている在留資格(留学)の活動を継続けいぞくして 3カ月以上行っていない場合、在留資格をされることがあります。

留学生が「休学」をする場合、休学期間中は 本国へ帰国か 他の在留資格を取得する必要がありますので注意して下さい。なお、休学中はアルバイトはできません。

「留学」の在留資格を持っている留学生の場合「経済的けいざいてき理由りゆう」での休学は正当せいとうな理由にあたりません。休学をかんがえることになったらすぐに、国際企画課へ相談して下さい。

※新型コロナウイルス感染症の拡大を防ぐため、新学期しんがっき開始かいしおくれます。正規生せいきせいの方で、日本に入国や行動制限こうどうせいげんにより前期ぜんき授業じゅぎょう出席しゅっせきできない可能性かのうせいがあり、4月1日から休学を希望きぼうする場合は、所属する部局ぶきょく教務課きょうむか連絡れんらくしてください。

<参考>留学生の休学について(PDF)

国民健康保険こくみんけんこうほけんについて

在留資格が「留学」の留学生は、国民健康保険に加入しなければなりません。

国民健康保険に加入していれば、病気びょうき、ケガ、などの治療ちりょうを行ったときや入院にゅういんをしたときは、医療費用いりょうひようの30%を負担ふたんするだけでむこととなり大変有利たいへんゆうりです。また、おなじ月に同じ病院びょういんで治療を受け、支払しはらった金額きんがくが 35,400円をえた場合は、その超えたがくが、はらもどされる制度せいど高額療養費給付制度こうがくりょうようひきゅうふせいど)や保険加入者ほけんかにゅうしゃ又はその配偶者はいぐうしゃ出産しゅっさんした場合に一時金いちじきん支給しきゅうされる制度(出産育児一時金しゅっさんいくじいちじきん)の給付制度などもあります。

詳細しょうさい市役所しやくしょの国民健康保険をあつかっている相談そうだんしてください。

  • 加入手続かにゅうてつづき住居地きょじゅうち区役所くやくしょ(市役所)
  • 必要な書類:パスポート、在留カード

 

<参考>

入国や在留の手続に関するわせさき(出入国在留管理庁)

出入国在留管理庁では、入国手続や在留手続等に関する問い合わせにおうじるために「外国人在留総合そうごうインフォメーションセンター」を設置せっちしています。ここでは、外国語(英語、韓国語、中国語、スペイン語等)でも対応たいおう電話でんわやメールも可能かのう)しています。在留手続き等で不明ふめいてんがある場合は、ここを利用りようして下さい。

<参考>

The Japanese government has imposed entry restrictions and strict quarantine measures to prevent the spread of the coronavirus. Please click here for more details.

Residence Card / Status of Stay / Extension of Period of Stay

What is a Residence Card?

A Residence Card is an official document that proves a foreign national is a legal resident of Japan.

Residence Cards are issued when new landing permits are given at Narita Airport, Haneda Airport, Chubu Airport, Kansai Airport, New Chitose Airport, Hiroshima Airport and Fukuoka Airport. When you receive a new landing permit at an airport other than the above, a Residence Card will not be issued on the spot, but sent by mail to your place of residence after you file a notification of address and place of residence. 

International students are required to carry their Residence Cards at all times. Those who have not yet obtained a Residence Card must apply for one immediately.

Extension of Period of Stay

The authorized periods of stay for international students are 4 years and 3 months, 4 years, 3 years and 3 months, 3 years, 2 years and 3 months, 2 years, 1 year and 3 months, 1 year, 6 months, and 3 months, depending on the duration of study.

The period of stay can be extended by completing the designated procedures at the Immigration Services Agency of Japan. Please check the information about documents to be submitted in the Ministry of Justice website. *Given the spread of the coronavirus, special measures are in place for the time being. Please read here for more information.

Following certificates should be issued by Tokyo University of the Arts as part of your application package.

Certificates Office in Charge How to apply
  • Application of Period of Stay “For organization”
International Affairs Office Please submit an “Application for Issuance of Letter from the University (Word file)” to International Affairs Office in order to receive this. It will be issued as a general rule within 3 business days after your request.

*The International Affairs Office accepts submissions by email for the time being. The documents will be sent to those staying in Japan by post.

  • Certificate of Enrollment
Academic Affairs Division of your faculty *It is necessary for a new student to submit Letter of Acceptance issued by our university.
*In case that you are a new student and Transcript is not issued yet, it is necessary to submit Certificate of Graduation and Transcript/Certificate of Attendance issued by the former school/university.
  • Transcript
  • Research Activity Statement
  • Certificate of Subjects

 

[Reference]

 

NoteAfter completing the procedures, ask your municipal office to write the extension period on the back of your Residence Card within 14 days from the completion of the procedures at the Immigration Services Agency of Japan. Bring a copy of the updated card along with your passport to the International Affairs Office.

Change of Place of Residence (At Municipal Offices)

You must notify your municipal office of your moving-in with your Residence Card within 14 days if there is any change of your address on your certificate(*). Once you have completed the necessary procedures, your updated address will be printed on the back side of the Residence Card.

(*)When changing to an address in a different municipality, you are required to submit in advance a moving-out notification to the municipality you will be leaving.

Change of Other information (At Regional Immigration Offices)

Any change of the information other than address, you must notify Regional Immigration Offices. Once you have completed the necessary procedures, a new Residence Card will be issued. You must also notify the Regional Immigration Offices when your Residence Card was lost or damaged beyond use.

Permission to Engage in Part-time Work

If you work part time, you must apply for “Permission to Engage in Activity Other Than That Permitted Under the Status of Residence Previously Granted” at the Immigration Services Agency of Japan. Part-time work by international students is permitted in cases that meet the conditions listed below.

Note, however, that international students will only be given permission if it is thought that the part-time work in which they plan to engage will not obstruct their original objective as international students.

After you receive the permit to engage in part-time work, please file a report of activities other than those specified under visa status, as well as a copy of your permit, to the International Affairs Division.

  • Working hours: 28 hours or less per week (during long-term holidays, eight hours or less per day).
  • Part-time work in the adult entertainment industry is not permitted.

 

[Reference]

Temporary Leave and Re-entry Permit

Foreign nationals in possession of a valid passport and Residence Card who will be re-entering Japan within 1 year of their departure to continue their activities in Japan will, in principle, not be required to apply for a re-entry permit. This is called a special re-entry permit. 

Foreign nationals who have departed from Japan on a special re-entry permit will not be able to extend that permit while abroad.

Please note that such foreign nationals will lose their resident status if they fail to re-enter Japan within 1 year of their departure.

If your period of stay expires within 1 year after your departure, please ensure that you re-enter Japan before the expiration of your period of stay.

Note: You must submit a “Notice of Absence (Study Abroad/Travel/Temporary Leave)” when leaving Japan, regardless of whether classes are in session.

[References] Notice to international students returning to your country temporarily during summer vacation (PDF) 

If You Look for Employment after Graduation

If you will look for work after graduating from an undergraduate or graduate program in Japan, then you are required to change your status to “Designated Activities (Continuing to Seek Employment)” immediately after your graduation. The period of stay is for six months, which can be renewed one time for a total of one year’s stay.

In this case, you will also need to obtain a permit for extra-status activities and a reentry permit. Note that your Status of Residence will be rendered invalid at graduation even if your Residence Card states there is a period of time remaining until the expiry. You are not permitted to seek employment with the Status of Residence of “Student” following graduation.

<Required Documents>

  1. Application for Change of Status of Residence (you will receive the application form from the Immigration Bureau after an interview)
  2. A passport sized photo (4cmx3cm)
  3. Passport
  4. Residence Card 
  5. Health Insurance card
  6. Graduation Diploma
  7. Documents showing proof of financial ability
  8. Documents indicating that you are seeking employment
  9. Letter of recommendation: If you wish to receive this, please submit an “Request for the Official Letter of Recommendation to change/extend visa status for Job Hunting (Word file)” to International Affairs Office. It will be issued as a general rule within 3 business days after your request.*The International Affairs Office accepts submissions by email for the time being. Please send the request form along with a photocopy of your Residence Card and documents indicating that you are seeking employment. The letter of recommendation will be sent to you by post.

Visa Implications of a Leave of Absence

According to the Immigration Control and Refugee Recognition Act, the Japanese Minister of Justice may revoke the status of residence in the case where an international student staying in Japan with the Collage Student status of residence has failed to continue to engage in the primary activity corresponding to his/her status of residence for three month or more.

Accordingly, international students who take a leave of absence must return to their home country or acquire a different type of visa during their leave of absence. For international students with a College Student visa, a leave of absence for financial reasons is not a justifiable reason (in other words, international students taking a leave of absence for financial reasons are not allowed to stay in Japan to engage in part-time work or other non-academic activities). If you plan to take a leave of absence, please contact the International Affairs Division immediately.

*The start of the first semester has been delayed due to the spread of the coronavirus. International students who are likely unable to attend classes in the first semester due to entry/movement restrictions and wish to take a leave of absence from April 1 should contact the Academic Affairs Section of their faculty.

[References] Procedure for temporary absence from school (PDF)

National Health Insurance

Japan has a national health-insurance program to limit the individual cost of medical expenses. All international students residing in Japan are required to enroll in the National Health Insurance.

The medical expenses incurred by the students are reduced to 30% by joining the National Health Insurance program. It brings you advantages especially in the case of serious illnesses or injuries that require hospitalization. If treatment costs borne by the insured member at a given medical institution exceed 35,400 JPY in a given month, the excess is in principle reimbursed by the municipality (High Medical Expenses Coverage). When a National Health Insurance member or the spouse of a member gives birth, a lump sum childbirth benefit is provided (Lump-Sum Childbirth Benefit).

For further information, please ask the department in charge of health insurance at your municipal office.

  • Enrollment Procedures:At your local municipal office
  • Items to Submit:Passport, Residence Card

 

[References]

Inquiry on Immigration and Visa (Immigration Services Agency of Japan)

The Immigration Services Agency of Japan has established the “Foreign Residents Information Center” to inform and advice foreign nationals. These centers are located at Regional Immigration bureaus and District Offices of Sendai, Tokyo, Yokohama, Nagoya, Osaka, Kobe, Hiroshima, and Fukuoka.

Information concerning procedures for entry and stay for foreign nationals is given over the phone or by direct visit in various languages including English, Korean, Chinese and Spanish.

[References]

Last Updated: April 20, 2020