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在籍中の留学生の方へfor International Students

手続き関連（在留資格、保険等）Administrative Procedures (Visa, Insurance etc.)

日本滞在に関する各種手続き（在留資格の更新等）Visa Information & Administrative Procedures (Extension of Period of Stay etc.)

在留ざいりゅうカード・在留期間きかんについて

在留カードとは

在留カードは留学生りゅうがくせいが日本に滞在たいざいする資格しかくがあることを証明しょうめいする公的こうてきな文書ぶんしょです。

新千歳空港しんちとせくうこう、成田なりた空港、羽田はねだ空港、中部国際ちゅうぶこくさい空港、関西かんさい国際空港、広島ひろしま空港、および福岡ふくおか空港のいずれかの空港に到着とうちゃくした場合ばあいは、中長期滞在者ちゅうちょうきたいざいしゃとして上陸許可じょうりくきょかを受うけた後あとで、その場ばで「在留カード」が交付こうふされます。それ以外いがいの空港に到着した場合、その場では「在留カード」は交付されません。パスポートに上陸許可の証印しょういん（スタンプ）が押おされ、その近ちかくに「在留カードは後日ごじつ交付される」という内容ないようが記載きさいされます。この場合には、留学生が住すんでいる市区町村しくちょうそんの役場やくばの窓口まどぐちに転入てんにゅうの届出とどけでをすることで、在留カードが出入国在留管理庁しゅつにゅうこくざいりゅうかんりちょうより発行はっこうされ、郵送ゆうそうされてきます。

在留カードは常つねに持もち歩あるいてください。在留カードを持っていない方かたは至急しきゅう手続てつづきをしてください。

在留期間の更新こうしん

在留資格「留学」で日本に在留を許可される期間きかんは、上陸許可を受けた日ひから、4年ねん3ヶ月かげつ・4年・3年3ヶ月・3年・2年3ヶ月・2年・1年3ヶ月・1年・6ヶ月・3ヶ月のいずれかです。この期間を越こえて在学ざいがくする場合は、その期間内ないに、出入国在留管理官署にて所定しょていの手続きを行おこない更新こうしんしなければなりません。

在留期間更新の申請しんせいは、在留期間満了まんりょうの3ヶ月前まえから行うことができます。大学側だいがくがわの手続きには時間じかんがかかる場合があるので、余裕よゆうをもって申請してください。特とくに、満了期間終了直前しゅうりょうちょくぜんになってからの手続きはトラブルの原因げんいんになることがあります。
また、3月・4月頃ごろや年末年始ねんまつねんしは出入国在留管理官署が混雑こんざつするので、早はやめの手続きをおすすめします。

在留期限を1日でも過すぎると不法滞在ふほうたいざいとなります。在留カードの期限はご自身じしんで責任せきにんをもって管理かんりし、出入国在留管理官署にて更新手続きをするようにしてください。

更新手続き必要書類ひつようしょるい

      1. 在留期間更新許可申請書しんせいしょ　（出入国在留管理庁HPから取得しゅとくください）
        ■申請書内ないの「所属機関等作成用しょぞくきかんさくせいよう１および２」は、国際企画課こくさいきかくかにて発行はっこうします。こちらのGoogle Classroomページ（藝大アカウントでログインが必要。クラスコードは”s5slrnu”です。）から国際企画課に申請してください。申請より１週間しゅうかん程度ていどで国際企画課窓口まどぐちでお渡わたしできます。
        ※横浜よこはまキャンパスにて書類しょるいの受うけ取りを希望きぼうの場合は、所属しょぞくの教務係きょうむがかりにて申請してください。オンライン申請での受付うけつけができませんのでご注意ちゅういください。
      2. 写真しゃしん（縦たて4cm x 横よこ3cm　最近さいきん3ヶ月以内いないに撮影さつえい）
      3. パスポート
      4. 在留カード
      5. 各種証明書かくしゅしょうめいしょ
        区分 必要書類 発行場所
        学部生がくぶせい・大学院生だいがくいんせい 在学証明書ざいがくしょうめいしょ（※１） 証明書自動じどう発行機き
        もしくは
        所属しょぞくする学部がくぶ・研究科けんきゅうかの教務係きょうむがかり
        ※１　新入生しんにゅうせいで本学ほんがくの在学証明書が発行されない場合、本学の入学許可書にゅうがくきょかしょの提出が必要です。
        ※２　新入生で本学の成績証明書が発行されない場合、前校ぜんこうの卒業そつぎょう・修了しゅうりょう証明書及び出席・成績証明書の提出が必要です。
        成績せいせき証明書（※２）
        研究生けんきゅうせい 在学証明書（※１）
        成績証明書（※２）
        研究内容証明書
        聴講生ちょうこうせい 在学証明書（※１）
        成績証明書（※２）
        科目等かもくとう証明書
        別科生べっかせい 出席しゅっせき・成績証明書（※２）
      6. 経費支弁能力けいひしべんのうりょくを証しょうする文書
        私費しひ留学生 銀行預金通帳ぎんこうよきんつうちょうの写うつし、アルバイトの源泉徴収票げんせんちょうしゅうひょうの写し、海外かいがいからの送金そうきん証明書など
        国費こくひ留学生 国費留学生証明書
        ※国際企画課にて発行できます。こちらのGoogle Classroomページ（芸大アカウントでログインが必要。クラスコードは”s5slrnu”です。）から国際企画課に申請してください。申請より１週間程度で国際企画課窓口でお渡しできます。
      7. 手数料てすうりょう　4,000円えん
      8. その他た
        出入国在留管理庁の判断はんだんにより、他の証明書の提出を求もとめられる場合があります。必ず、出入国在留管理庁のホームページでよく確認かくにんの上うえ、準備じゅんびしてください。

更新手続きの手順てじゅん

    1. （在留期限の満了する約3ヶ月前から）必要書類（上記１～８）を準備してください。１、５は大学にて発行しますので、上記じょうきを参考さんこうに事前に申請をしてください。出入国在留管理官署では、在留期限の満了する約3か月前からでなければ更新許可申請を受け付ませんのでご注意ください。
    2. 必要書類を持って、居住地きょじゅうちの地方ちほう出入国在留管理官署にご自身で申請に行ってください。
    3. 通常2週間から1か月ほどで手続きが完了かんりょうします。新あたらしい在留カードを入手にゅうしゅしたらすぐに、在留カードのコピー（表・裏）を国際企画課に提出してください。提出は、こちらのGoogle Classroomページ（藝大アカウントでログインが必要。クラスコードは”s5slrnu”です。）から行ってください。

 

＜参考さんこう＞

 

住民登録じゅうみんとうろく／住所じゅうしょの決定けってい、変更へんこう（市区町村での手続き）

入国後住所が決まった場合や引ひっ越こしで住所に変更が生しょうじた場合には、新しい住所が決まった日から14日以内に、在留カードを持参じさんの上、移転先いてんさきの市区町村の窓口まどぐちに届とどけ出でなければなりません（※）。手続きが完了すると、在留カードの裏面うらめんに新しい住所が記載されます。新しい住所が記載されたら、国際企画課こくさいきかくかへ在留カードのコピー（表おもて・裏うら）を提出して下さい。

※別べつの市区町村へ移転する場合は、これまでに住んでいた市区町村に転出てんしゅつの届け出をあらかじめ行ってください。
※合あわせて国民健康保険こくみんけんこうほけんへの加入手続かにゅうてつづきも行おこなってください。詳細しょうさいはこちらをご確認ください。

 

住所以外いがいの変更・在留カードの紛失ふんしつ等 （出入国在留管理庁での手続き）

住所以外の変更については、出入国在留管理庁に届け出なければなりません。手続きが完了すると、新しい在留カードが交付されます。在留カードをなくしたり、使つかえないほど汚よごしたりした場合も、出入国在留管理庁での手続きになります。

アルバイトをする場合

アルバイトを行う場合には、出入国在留管理庁において「資格外活動しかくがいかつどうの許可」を得える必要があります。留学生のアルバイトについては、申請に基もとづき、留学生本来ほんらいの目的もくてきに支障ししょうがないと認みとめられる場合に、次の内容ないようで許可されます。 資格外活動許可書を取得しゅとくしたら、在留カードの裏にその許可の要旨ようしが記載きさいされるので、国際企画課へ在留カードのコピー（表・裏）を提出して下さい。提出は、こちらのGoogle Classroomページ（藝大アカウントでログインが必要。クラスコードは”s5slrnu”です。）から行ってください。（Google Classroom内の＜申請後/新しい在留カードを受け取ったら＞と同様の手順で提出してください。）

  • 就労時間数しゅうろうじかんすう：1 週間しゅうかん 28 時間以内じかんいない (長期休暇中ちょうききゅうかちゅうについては 1 日 8 時間以内)。
  • 風俗営業ふうぞくえいぎょう又は風俗関連かんれん営業のアルバイトはできません。

＜参考＞資格外活動許可申請書（法務省ホームページ）

一時出国いちじしゅっこく／再入国さいにゅうこくをする場合

有効ゆうこうな旅券及び在留カードを所持しょじする外国人がいこくじんが、出国する際さい、出国後ご1年以内に本邦ほんぽうでの活動かつどうを継続けいぞくするために再入国する場合は、再入国許可を受ける必要がなくなります。この制度せいどを「みなし再入国許可」といいます。みなし再入国許可により出国した場合、その有効期間を海外かいがいで延長することはできません。出国後1年以内に再入国しないと在留資格が失うしなわれることになりますので、注意してください。

在留期限が出国後1年未満みまんに到来とうらいする場合は、その在留期限までに再入国してください。

※日本国外こくがいに出る場合は、授業期間じゅぎょうきかん、休業期間きゅうぎょうきかんに関かかわらず、必ず「海外渡航届かいがいとこうとどけ（留学・海外旅行かいがいりょこう・一時帰国いちじきこく）」に登録とうろくして下ください。

＜参考＞休暇中きゅうかちゅうに一時帰国する留学生の皆様みなさまへのお知しらせ（PDF）

※新型コロナウイルス感染症の影響で、各国出入国制限やフライトの状況が流動的になる可能性がありますので、不要不急の旅行を自粛するようお願いします。一時帰国しなければならない特別な事情がある場合は、フライトチケットを購入する前に出入国に関するルールを知りましょう。詳しくはこちらをご確認ください。
※日本に到着したら、「入国者報告フォーム」で大学にあなたが入国したことを報告してください。

休学きゅうがくをする場合

今持っている在留資格(留学)の活動を継続けいぞくして 3カ月以上行っていない場合、在留資格を取とり消けされることがあります。

留学生が「休学」をする場合、休学期間中は 本国へ帰国か 他の在留資格を取得する必要がありますので注意して下さい。なお、休学中はアルバイトはできません。

「留学」の在留資格を持っている留学生の場合「経済的けいざいてきな理由りゆう」での休学は正当せいとうな理由にあたりません。休学を考かんがえることになったらすぐに、国際企画課へ相談して下さい。

＜参考＞留学生の休学について（PDF）

入国や在留の手続に関する問とい合あわせ先さき（出入国在留管理庁）

出入国在留管理庁では、入国手続や在留手続等に関する問い合わせに応おうじるために「外国人在留総合そうごうインフォメーションセンター」を設置せっちしています。ここでは、外国語（英語、韓国語、中国語、スペイン語等）でも対応たいおう（電話でんわやメールも可能かのう）しています。在留手続き等で不明ふめいな点てんがある場合は、ここを利用りようして下さい。

＜参考＞

Residence Card / Status of Stay & Extension of Period of Stay

What is a Residence Card?

A Residence Card is an official document that proves a foreign national’s legal resident status in Japan.

If you are arriving at either Narita, Haneda, Chubu, Kansai, New Chitose, Hiroshima, or Fukuoka Airport, your Resident Card will be issued on site after you have been granted a landing permission as a mid- or long-term resident. If you are arriving at an airport other than the above, your Residence Card will not be issued on the spot. Instead, a seal of landing permission will be stamped in your passport with the note “the Residence Card will be issued at a later date.” In this case, your Residence Card will be mailed to your place of residence by the Immigration Services Agency of Japan after you have filed a notification of address with your local municipal office.

International students are required to carry their Residence Cards at all times. Those who have not yet obtained a Residence Card must apply for one immediately.

Extension of Period of Stay

The authorized periods of stay for international students with “Student (留学)” status of residence can vary—either a)  4 years and 3 months, b) 4 years, c) 3 years and 3 months, d) 3 years, e) 2 years and 3 months, f) 2 years, g) 1 year and 3 months, h) 1 year, i) 6 months, or j) 3 months—depending on their duration of study. Those who wish to continue their studies at the university beyond the authorized period of stay must apply for an extension by completing the required procedures at the Immigration Services Agency of Japan.

Applications for extension are accepted up to three months before the expiration of the period of stay. Please plan to apply well in advance as it takes time for the university to issue the necessary documents. (Failure to act in a timely manner could jeopardize your residence status in Japan.) Immigration Services Agency offices tend to be very busy around March, April, and during long holidays, so it is advised to apply early during these months.

You will be considered an illegal immigrant if you overstay your period of stay by even just one day. It is your responsibility to  check the validity of your current period of stay on your Residence Card to maintain your residence status in Japan and, when necessary, go to an Immigration Services Agency office to apply for extension in time.

Application Procedures for Extension of Period of Stay

Documents Required

  1. Application for Extension of Period of Stay （downloadable from the Immigration Services Agency’s website）
    Forms “For organization part 1 and part 2” are prepared by the International Affairs Division. To request the forms be completed, please apply through the Google Classroom (Geidai account required. Class Code: “s5slrnu”). As a general rule, it takes one week to process your request.
    Those who wish to pick up the documents at Yokohama Campus, please contact the Educational Affairs Division of your faculty. Please note that we are unable to receive the online application in this case.
  2. ID photo (must be 4cm x 3cm and taken within the last three months)
  3. Passport
  4. Residence Card
  5. Certificates and transcripts
    Category Necessary Documents Where to Obtain
    Undergraduate/Graduate student Certificate of Enrollment (*1) Automated Certificate Printer/ Educational Affairs Section of your faculty

    *1 New students must submit a Letter of Acceptance from your current program.

    *2 New students must submit a Certificate of Graduation and Transcripts as well as Certificate of Attendance issued by their former school/university.
    Transcript (*2)
    Research Student Certificate of Enrollment (*1)
    Transcript (*2)
    Research Activity Statement
    Auditing Student Certificate of Enrollment (*1)
    Transcript (*2)
    Certificate of courses taken
    Student in a special course (Practical Music Course) Transcripts and Certificate of Attendance (*2)
  6. Financial evidence
    Privately Financed Student A copy of bankbook, Certificate of income and withholding tax, proof of sponsorship, etc.
    MEXT Scholarship Student Certificate of Japanese Government Scholarship

    * This document is issued by the International Affairs Division. To request the certificate, please apply through the Google Classroom (Geidai account required. Class Code: “s5slrnu”). As a general rule, it takes one week to process your request.
  7. Other
    Additional documents may be required, if deemed necessary by the Immigration Services Agency. Please follow the directions on their website. https://www.isa.go.jp/en/applications/procedures/16-3.html
  8. Handling fee: 4,000 yen

 

Steps

  1. (Three months before the expiration of the period of stay) Prepare the necessary documents (1-8 above). Apply for the documents to be issued by the university (1 and 5 above) well in advance. Please note, however, that applications will not be accepted more than three months prior to the expiry date at the Immigration Service Agency office.
  2. Submit the documents and fee in person to the Immigration Services Agency office having jurisdiction over your place of residence.
  3. Normally, a new Residence Card will be issued within 2 – 4 weeks after the application is submitted. Make sure that you submit a copy of your new Residence Card (both sides) to the International Affairs Division through the Google Classroom (Geidai account required. Class Code is “s5slrnu”) as soon as you have received it.

 

[Reference]

 

Change of Place of Residence (At Municipal Offices)

You must notify your municipal office of your moving-in with your Residence Card within 14 days if there is any change of your address on your certificate(*). Once you have completed the necessary procedures, your updated address will be printed on the back side of the Residence Card. Please bring a copy of the updated card to the International Affairs Office.

(*)When changing to an address in a different municipality, you are required to submit in advance a moving-out notification to the municipality you will be leaving.
(*)Please also take the procedure to enroll in the National Health Insurance. For more detail, please check here.

Change of Other information (At Regional Immigration Offices)

Any change of the information other than address, you must notify Regional Immigration Offices. Once you have completed the necessary procedures, a new Residence Card will be issued. You must also notify the Regional Immigration Offices when your Residence Card was lost or damaged beyond use.

Permission to Engage in Part-time Work

If you work part time, you must apply for “Permission to Engage in Activity Other Than That Permitted Under the Status of Residence Previously Granted” at the Immigration Services Agency of Japan. Part-time work by international students is permitted in cases that meet the conditions listed below.

Note, however, that international students will only be given permission if it is thought that the part-time work in which they plan to engage will not obstruct their original objective as international students.

After you receive the permit to engage in part-time work, make sure that you submit a copy of your new Residence Card (both sides) to the International Affairs Division through the Google Classroom (Geidai account required. Class Code is “s5slrnu”) as soon as you have received it. *Please submit in the same procedure as <When you have received a new Residence Card>.

  • Working hours: 28 hours or less per week (during long-term holidays, eight hours or less per day).
  • Part-time work in the adult entertainment industry is not permitted.

 

[Reference]

Temporary Leave and Re-entry Permit

Foreign nationals in possession of a valid passport and Residence Card who will be re-entering Japan within 1 year of their departure to continue their activities in Japan will, in principle, not be required to apply for a re-entry permit. This is called a special re-entry permit. 

Foreign nationals who have departed from Japan on a special re-entry permit will not be able to extend that permit while abroad.

Please note that such foreign nationals will lose their resident status if they fail to re-enter Japan within 1 year of their departure.

If your period of stay expires within 1 year after your departure, please ensure that you re-enter Japan before the expiration of your period of stay.

Note: You must submit a “International Travel Form (Study Abroad/Travel/Temporary Leave)” when leaving Japan, regardless of whether classes are in session.

[References] Notice to international students returning to your country temporarily during vacation (PDF) 

※As the number of confirmed cases of COVID-19 infection is rising again worldwide including in Japan, the border controls of each country and flight conditions can be fluid. Non-essential travel is discouraged at this time. If you have a special reason and cannot avoid traveling to your country, please learn the procedure and rules regarding re-entry to Japan before you purchase your flight ticket(s). Please check this page.
※Upon your arrival, use the “Report form when you enter Japan（入国者報告フォーム）” to inform the university on your immigration status and health condition.

Visa Implications of a Leave of Absence

According to the Immigration Control and Refugee Recognition Act, the Japanese Minister of Justice may revoke the status of residence in the case where an international student staying in Japan with the Collage Student status of residence has failed to continue to engage in the primary activity corresponding to his/her status of residence for three month or more.

Accordingly, international students who take a leave of absence must return to their home country or acquire a different type of visa during their leave of absence. For international students with a College Student visa, a leave of absence for financial reasons is not a justifiable reason (in other words, international students taking a leave of absence for financial reasons are not allowed to stay in Japan to engage in part-time work or other non-academic activities). If you plan to take a leave of absence, please contact the International Affairs Division immediately.

[References] Procedure for temporary absence from school (PDF)

Inquiry on Immigration and Visa (Immigration Services Agency of Japan)

The Immigration Services Agency of Japan has established the “Foreign Residents Information Center” to inform and advice foreign nationals. These centers are located at Regional Immigration bureaus and District Offices of Sendai, Tokyo, Yokohama, Nagoya, Osaka, Kobe, Hiroshima, and Fukuoka.

Information concerning procedures for entry and stay for foreign nationals is given over the phone or by direct visit in various languages including English, Korean, Chinese and Spanish.

[References]